Capital

Capital umożliwia skok jakościowy w metodach zarządzania, podniesienie rentowności, udoskonalenie kultury organizacyjnej i uzyskanie wizerunku nowoczesnej i rozwijającej się firmy poprzez:

• oparcie zarządzania na nowoczesnych metodach - Capital wspiera procesowy model działania firmy, umożliwia definiowanie procesów, zdarzeń, projektów, zadaniowe planowanie i rozliczanie kosztów poszczególnych etapów budowy (metoda ABC);
• zastosowanie nowoczesnych narzędzi i technologii informatycznych (MS SQL serwer 2005), pracę w środowisku sieciowym w Windows 2008, 7 i XP;
• ułatwienie wdrażania i funkcjonowania systemu ISO 9001: 2000

Przyznanie systemowi CAPITAL złotego medalu na targach BUDMA 2005 oraz Interbud 2004 to sygnał, iż stosowanie nowoczesnych metod zarządzania i informatyzacji stanowi bardzo ważny element rozwoju i prowadzi do pozytywnych zmian w całej branży budowlanej.

Główne funkcje systemu

• Wczytywanie kosztorysu wraz z nakładami RMS (w standardzie XML), albo harmonogramu z przydzielonymi do zadań zasobami i planem realizacji,
• Generowanie dokumentów zapotrzebowań, zamówień na materiały potrzebne na plac budowy na podstawie danych z kosztorysu lub harmonogramu,
• Automatyzacja procesu produkcji oraz zaopatrzenia budowy poprzez kontrolę zużycia materiałów, ilości robocizny oraz czasu pracy sprzętu,
• bieżąca kontrola realizacji projektów, wykrywanie nieprzewidzianych lub zbyt wysokich kosztów RMS na poszczególnych etapach prowadzonej inwestycji,
• Tworzenie raportów dla całego projektu lub jego poszczególnych etapów, np. koszty i przychody projektów, porównanie kosztów i przychodów projektów, zestawienia zużycia RMS, prognozy finansowe projektów, stan realizacji projektów, wyniki finansowe projektów,
• Definiowanie procesów, zadań, zdarzeń, kontrola kosztów materiałowych wg budżetów lub etapów budowy metodą ABC (Activity Based Costing), co składa się na nowoczesną metodę zarządzania,
• Analiza kosztów - centra kosztowe,
• Wspomaganie systemu jakości ISO poprzez zapis dokumentów, notowanie zdarzeń i korespondencji w formie elektronicznej w bazie danych (oferty, normy zakładowe, dokumentacja procesów, itp.),
• Zarządzanie kontaktami z klientem (CRM) poprzez gromadzenie i przetwarzanie szczegółowych informacji o zdarzeniach związanych z kontrahentami i klientami,
• Praca w sieci rozproszonej (bezpośrednia komunikacja pomiędzy budowami a centralą).

Cechy wyróżniające Capital

• Unikalność i innowacyjność
• Nowoczesność
• Przystępność dla polskich firm z branży
• Sprawdzony w działaniu i systematycznie rozwijany

• Unikalność i innowacyjność
  Capital uwzględnia specyfikę potrzeb firm budowlanych w zakresie zarządzania poprzez:
  • Objęcie zakresem systemu wszystkich etapów budowy - ofertowania, zawarcia umowy, przygotowania produkcji, realizacji i rozliczenia budowy;
  • Wymianę i przesyłanie danych w standardzie XML;
  • Bardzo wysoki stopień integracji i bezpieczeństwo danych - dokumenty dotyczące kolejnych etapów budowy opracowywane przez różne działy są zgromadzone w jednym systemie i są dostępne dla wszystkich uprawnionych osób. Odpowiednie uprawnienia poszczególnym osobom nadaje administrator;
  • Szczegółowe planowanie i kontrolę kosztów z rozbiciem na etapy budowy, zadania i zasoby (RMS - nakłady pracy wynikającej z kart pracy własnej i obcej, materiały i sprzęt);
  • Automatyzację współpracy z programami do kosztorysowania i harmonogramowania poprzez import plików kosztorysów i harmonogramów; umożliwia tworzenie na ich podstawie budżetów zadań, zapotrzebowań na materiały, co eliminuje błędy i marnowanie czasu na wielokrotne wprowadzanie tych samych danych,
  • Pracę sieciową w rozproszonym geograficznie środowisku - system łączy wiele budów, wiele magazynów i centralę firmy;
  • Niezawodną komunikację między wszystkimi działami firmy: marketingu i sprzedaży, planowania produkcji, controlingu, księgowości, magazynu, zarządu.
• Nowoczesność
  Capital umożliwia podniesienie rentowności firmy i jej kultury organizacyjnej oraz uzyskanie wizerunku nowoczesnej i uczącej się firmy poprzez:
  • Oparcie zarządzania o procesowy model działania firmy, umożliwia definiowanie procesów, zdarzeń, projektów, zadaniowe planowanie i rozliczanie kosztów poszczególnych etapów budowy (centra kosztów, metoda ABC);
  • Zastosowanie nowoczesnych narzędzi i technologii informatycznych (SQL serwer 2000), pracę w środowisku sieciowym w Windows 2000 i XP;
  • Ułatwienie wdrażania i funkcjonowania systemu ISO 9001.
• Przystępność dla polskich firm z branży
  • System jest konkurencyjny cenowo w porównaniu z systemami ERP (Enterprise Resource Planning czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa). Jest stworzony w oparciu o potrzeby i wymagania polskich firm (małych i średnich); uwzględnia ich aktualny stan rozwoju, możliwości i specyfikę działania.
  • System jest łatwy w obsłudze - nie wymaga kosztownych analiz przedwdrożeniowych i wielomiesięcznego szkolenia personelu.
• Sprawdzony w działaniu i systematycznie rozwijany
  • Capital działa obecnie w kilkudziesięciu firmach zatrudniających od kilkunastu do kilkuset osób.
  • Capital został nagrodzony Złotym Medalem na MTP BUDMA w Poznaniu w 2005 r. oraz na targach Budownictwa Interbud w Łodzi w 2004 r.
  • Producent programu - firma Athenasoft (posiadająca certyfikat ISO 9001:2000 w zakresie projektowania i wdrażania oprogramowania) - zapewnia wsparcie techniczne w rozwiązywaniu problemów, a także pomoc w użytkowaniu i wdrożeniu systemu.
  • Capital jest w sposób ciągły rozwijany (poszerzany o nowe funkcje), zgodnie z potrzebami i postulatami firm z niego korzystających i doświadczeniami zebranymi w trakcie jego użytkowania. Gwarantuje posiadanie nowoczesnego i dopasowanego do potrzeb branży systemu zarządzania.

Rys.1. Elementy systemu zarządzania firmą budowlaną

Procesowy model działania firmy budowlanej

Istnieje wiele sposobów przedstawienia organizacji i działań firmy. Nowoczesne metody zarządzania opisują działania firmy przy pomocy przebiegających w niej procesów. Procesy są realizowane przez wiele działów i angażują różne zasoby firmy, wymagają wspólnej pracy wielu osób. Każdy proces przetwarza napływające do niego dane i zasoby zgodnie z ustalonym planem działania, tworząc nowe dane i zasoby, które są wykorzystywane w kolejnych procesach. Niezależnie od wielkości, struktury organizacyjnej, wszystkie firmy budowlane cechuje podobieństwo funkcjonalne zachodzących w nich procesów.

Rys.2 Procesy zarządzania w firmie budowlanej

Pierwszym działaniem jest znalezienie klienta zainteresowanego wykonaniem określonych prac. Odpowiedzią na potrzeby tego klienta jest przygotowanie oferty, poprzedzone uzgodnieniem wymagań. Podczas tworzenia oferty korzystamy z wielu źródeł, w tym z firmowej bazy wiedzy, własnych norm oraz baz cenowych utworzonych i aktualizowanych przy okazji realizacji wcześniejszych robót. Akceptacja oferty i podpisanie umowy przez inwestora rozpoczyna etap przygotowania produkcji, w trakcie, którego, na podstawie dokumentacji, opracowywany jest harmonogram prac, plan zaopatrzenia, a na podstawie szczegółowego kosztorysu sporządzane są budżety zadań lub etapów budowy.

W trakcie realizacji budowy konieczne jest śledzenie jej przebiegu w odniesieniu do wstępnego planu. Informacje o postępie prac, zużyciu zasobów i nieprzewidzianych zdarzeniach trafiają do osób dbających o zapewnienie ciągłości dostaw zasobów na budowę oraz sprawujących kontrolę nad aktualnymi kosztami projektu. Po zakończeniu i rozliczeniu inwestycji wybrane informacje z realizacji budowy mogą być zapisywane w bazie wiedzy firmy. Ze zgromadzonych danych: o rzeczywistych cenach RMS, normach nakładów pracy, wyniku finansowym całego przedsięwzięcia i poszczególnych jego etapów, o podwykonawcach, dostawcach, można korzystać przy kolejnych budowach w celu sporządzania dokładniejszych wycen i harmonogramów oraz podejmowania trafnych decyzji.

Opisanie przez firmę swoich głównych procesów w systemie Capital, przyniesie korzyści, jakimi będą:

• przyspieszenie i zapewnienie niezawodności obiegu informacji w firmie.
• dokładne zaplanowanie czasu i kosztów dla realizacji oferowanych usług,
• śledzenie aktualnie poniesionych kosztów i zużytych zasobów,
• szybkie wykrywanie odstępstw od planu,
• lepsza organizacja pracy
• przeciwdziałanie marnotrawstwu zasobów
• oszczędności związane z zakupem i dostawą materiałów
• uniknięcie kar za opóźnienia,
• stworzenie firmy uczącej się, w, której wiedza jest zasobem całej firmy, a nie pozostaje w głowach poszczególnych pracowników Są to warunki konieczne dla rozwoju każdej nowoczesnej firmy.

Integracja modułów Capitala z otoczeniem zewnętrznym

Ze względu na bardzo dużą ilość danych, istnieje potrzeba, aby nadzór nad planową realizacją projektu oraz analiza kosztów mogły być prowadzone na bieżąco. Kluczowa jest jak największa i dobrze zaprojektowana integracja systemu zarządzania z otoczeniem. Co to oznacza?

• Integrację systemu z programami do kosztorysowania i harmonogramowania robót
• Współpracę z dostawcami, podwykonawcami, inwestorem.
• Komunikację z systemami bankowymi i urzędami.

Integracja oznacza, że zgromadzone w kosztorysie, a przetworzone w harmonogramie informacje o zasobach RMS są wczytywane do systemu Capital. Współpraca z dostawcami umożliwia Działowi Zaopatrzenia na podstawie wczytanych danych (z kosztorysu, czy harmonogramu) tworzenie i wysyłanie zapytań ofertowych oraz zamówień do dostawców, zaś współpraca z podwykonawcami pozwala Działom Przygotowania Produkcji i Logistyki rejestrację i kontrolę wszelkich umów, zleceń i kontaktów. Komunikacja z systemami bankowymi i urzędami gwarantuje Działowi Księgowości bieżącą kontrolę nad rozrachunkami i dokumentacją księgową.

Przepływ danych miedzy modułami systemu i otoczeniem Moduły systemu Capital wspomagają firmę na trzech płaszczyznach. Główną z nich jest zarządzanie budową (MRP). Z uwagi na potrzeby firm budowlanych moduły umieszczone w tej warstwie zostały specjalnie zaprojektowane dla uzyskania wysokiej integracji z kosztorysowaniem i harmonogramowaniem. W drugiej płaszczyźnie (ERP) znajdują się moduły wspomagające pracę całej firmy i są powiązane z pracą wielu działów. Na uwagę zasługuje moduł Procesy wspomagający procesowy model zarządzania firmą. W warstwie "Komunikacja z otoczeniem" (ERP II) znajdują się obecnie moduły do zarządzania relacjami z kontrahentami i prowadzenia rozrachunków...