COMARCH OPTIMA Faktury

Podstawowe funkcje modułu Faktury

Moduł COMARCH OPTIMA Faktury pozwala między innymi na wystawianie faktur sprzedaży, paragonów, faktur pro-forma i dokumentów korygujących, rejestrację faktur zakupu oraz obsługę kodów kreskowych. Możliwe jest prowadzenie kartotek towarów/usług, ustalanie cen sprzedaży oraz przygotowanie oferty handlowej.
Moduł umożliwia definiowanie wyglądu faktury, dotyczy to układu kolumn jak i nagłówka faktury, gdzie można umieścić logotyp firmy.

Faktura sprzedaży

Obroty handlowe z krajami członkowskimi Unii Europejskiej

System jest dostosowany do nowych przepisów dotyczących wymiany handlowej z kontrahentami z Unii Europejskiej umożliwiając m. in. rejestrowanie wewnątrzwspólnotowych transakcji nabycia oraz dostawy, a także transakcji trójstronnych (pośrednictwa sprzedaży). Wielowalutowość pozwala na wystawianie dokumentów również w walutach obcych. Na dokumencie można określić walutę, rodzaj kursu i aktualny przelicznik.

Deklaracja Intrastat

W państwa członkowskich Unii Europejskiej w ramach statystyki międzynarodowego handlu towarami funkcjonują 2 systemy:

• SAD - System statystyki handlu zagranicznego, oparty na informacjach zbieranych na
  podstawie dokumentu celnego SAD, obejmujący swym zakresem obrót towarowy
  realizowany przez państwa członkowskie UE z krajami spoza wspólnoty UE.
• INTRASTAT - system statystyki handlu pomiędzy państwami członkowskimi UE.
  COMARCH OPTIMA umożliwia wyliczenie i przygotowanie uproszczonej deklaracji INTRASTAT - informacji o przemieszczeniach towarów w ramach Unii Europejskiej. Zastąpiła ona
  w obrotach handlowych z krajami wspólnotowymi dokument SAD, który będzie nadal
  obowiązywał w obrotach z krajami spoza wspólnoty. Deklarację można przygotować
  w postaci elektronicznej i przesłać do właściwej Izby Celnej.

Ewidencja towarów i usług

Cennik zawiera listę wszystkich towarów/usług oferowanych przez firmę. Zebrane tu informacje (m.in. o stawce VAT, numerze PKWiU, cenach sprzedaży, jednostkach miary) są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów.

Listę towarów i usług można podzielić na dowolne grupy asortymentowe - pomocne przy analizie zebranych danych w module Analiz. Dostępne analizy to np.: analiza sprzedaży wg towarów, grup towarów, kategorii, udział towarów w sprzedaży.

System pozwala na zdefiniowanie dla każdego towaru/usługi czterech cen sprzedaży. Zdefiniowanie atrybutów dla towaru (np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod u dostawcy itp.) umożliwia tworzenie większej ilości parametrów związanych z towarem. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu. Ponadto na formularzu znajduje się 50-znakowe pole na nazwę i dodatkowe pole (250-znakowe) na uwagi dotyczące towaru/usługi, które mogą być drukowane na fakturze.

Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi

COMARCH OPTIMA współpracuje z drukarkami fiskalnymi. System pozwala na efektywną współpracę z kasami fiskalnymi OPTIMUS IC (przesyłanie danych o towarach do kasy i import raportów sprzedaży z kas). System ponadto współpracuje z drukarkami fiskalnymi oraz drukarkami etykiet i kodów kreskowych.

Ewidencja faktur sprzedaży i zakupu

Funkcjonalność modułu obejmuje przechowywanie informacji o przeprowadzonych transakcjach sprzedaży i zakupu oraz ich analizę.

W systemie istnieje możliwość tworzenia dowolnych schematów numeracji dokumentów.
System umożliwia wystawianie faktur sprzedaży i zakupu w cenach netto lub brutto oraz wystawianie dokumentów korygujących. Korekty mogą dotyczyć ilości, ceny lub stawki VAT. Warto również wiedzieć, że w przypadku kilku dokumentów korygujących - każda kolejna korekta uwzględnia wszystkie poprzednie.

W przypadku faktur sprzedaży liczonych algorytmem "od brutto" system umożliwia ich rejestrację przez urządzenie fiskalne (drukarki fiskalne zgodne z drukarką DF300 Posnetu oraz Elzab FP-600, stanowiące większość wykorzystywanych drukarek w kraju).

Podczas wystawiania transakcji system korzysta z danych zgromadzonych na karcie towaru/usługi oraz karcie ewidencyjnej kontrahenta.

System pozwala na efektywną współpracę z kasami fiskalnymi OPTIMUS IC (przesyłanie danych o towarach do kasy i import raportów sprzedaży z kas).

Wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych dokumentach są przekazywane do rejestrów VAT, a z rejestrów, już na poziomie modułu księgowego, dokonywane są zapisy w księdze. W przypadku księgowości kontowej - możliwe jest bezpośrednie księgowanie dokumentów wg ustalonych wzorców.

System uwzględnia zasady obrotu w ramach Unii Europejskiej poprzez wprowadzenie terminologii
unijnej: wewnątrzwspólnotowa dostawa i wewnątrzwspólnotowe nabycie oraz ewnątrzwspólnotowa
dostawa trójstronna i wewnątrzwspólnotowe nabycie trójstronne. Pojęcie importu i eksportu jest
zarezerwowane dla transakcji z podmiotami z krajów trzecich (poza Unią).

Opcja EDI i oprogramowanie ECOD Connector

COMARCH OPTIMA pozwala na wystawienie dokumentu sprzedaży, przetworzenie go do formatu EDI i wysłanie go przy użyciu programu COMARCH ECOD Connector do kontrahenta a jemu na automatyczne wprowadzenie do systemu. EDI (Electronic Data Interchange) to wymiana dokumentów między partnerami handlowymi w postaci elektronicznej za pomocą oprogramowania komunikacyjnego i sieci komunikacyjnej.

ECOD Connector (firmy COMARCH) pozwala na przesyłanie dokumentów (faktury, korekty faktur) właśnie w tym zunifikowanym standardzie.

Definiowalny wygląd faktury

Wygląd faktury może być definiowany przez klienta - dotyczy to układu kolumn oraz nagłówka faktury, gdzie np. można umieścić własny logotyp. W wydruku parametryzowanym można określić zawartość niektórych kolumn (np. zawierającej opis towaru).
Poza tym istnieje możliwość zdefiniowania zupełnie nowego wydruku faktury w arkuszu MS Excel. W chwili wydruku faktury system może odwołać się do utworzonego wzorca i wydrukować dokument zgodnie z jego definicją.

Sprzedaż dedykowana

Funkcja Sprzedaży dedykowanej gromadzi w jednym miejscu kluczowe informacje na temat kontrahenta. Użytkownik ma od razu dostęp do informacji o warunkach płatności przyznanych kontrahentowi, jego zadłużeniu, wpłaconych zaliczkach czy poziomie sprzedaży za ostatnie trzy miesiące (wykres) orazwystawionych dokumentach związanych z kontrahentem (faktury, faktury pro-forma, wydania, rezerwacje).
Z poziomu okna istnieje możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży (faktury, WZ), zarejestrowania rezerwacji dla kontrahenta. W tabeli z zadaniami CRM można nie tylko podglądnąć zadania do wykonania skojarzone z kontrahentem, ale również zarejestrować kontakt (np. przeprowadzoną rozmowę telefoniczną).

Okno sprzedaż dedykowanej

Faktury pro-forma

Opcja ta pozwala na wystawienie dokumentu faktury pro-forma. Dokument ten nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank. Faktury pro-forma mogą być przekształcane do do dokumentu RO - rezerwacja odbiorcy lub standardowych faktur sprzedaży.

Łatwa sprzedaż

Funkcja pozwala na znaczne skrócenie całego procesu wystawiania dokumentów sprzedaży. Samo
wystawienie dokumentu składa się z 3 kroków:

• zaznaczenia zasobów i określenia ich ilości
• wyboru rodzaju dokumentu (faktura, paragon)
• wyboru kontrahenta

Sprzedaż detaliczna

System umożliwia również prowadzenie sprzedaży detalicznej. Wystawione paragony są przechowywane w systemie, dzięki czemu możliwa jest ich analiza w dowolnym momencie. Dodatkowo na podstawie paragonów możliwe jest wystawianie faktur VAT dla klienta.
Sprzedaż detaliczna rejestrowana jest, podobnie jak w przypadku faktur, na drukarkach fiskalnych.
Wystawione paragony mogą być przenoszone w postaci zbiorczego zapisu do rejestrów sprzedaży VAT.

Comarch Detal - alternatywne okno sprzedaży

Użytkownik może wybrać jako alternatywne okno sprzedaży detalicznej program Comarch Detal. Specjalnie przygotowana aplikacja (stworzona w technologii Microsoft .NET) jest w pełni zintegrowana z systemem COMARCH OPTIMA. Pozwala na wystawianie paragonów jak i faktur VAT. Współpracuje z drukarkami fiskalnymi, realizuje płatności mieszane, umożliwia rabatowanie, dodawanie i edycje danych kontrahentów. Przejrzysty interfejs oraz łatwość obsługi stanowią o walorach użytkowych programu.

Łatwe zakupy

Funkcja Łatwe Zakupy pozwala na uproszczenie realizacji procesu zakupu.
Wystawianie dokumentów zakupu jest złożone z trzech etapów:

• przygotowanie listy kupowanych towarów - odbywa się bezpośrednio na liście.
• konwersja listy do dokumentu: Faktury Zakupu.
• uzupełnienie informacji o kontrahencie - dostawcy.

Zapisy do bufora

Moduł COMARCH OPTIMA Faktury pozwala na zapis dokumentu faktury do bufora, gdzie istnieje możliwość jej poprawienia czy usunięcia. Jeśli dokument został już zapisany (zatwierdzony) można go anulować lub wystawić korektę (ilości, wartości lub stawki VAT).

Limit kredytu dla kontrahenta.

Każdy kontrahent może mieć przyznany indywidualny limit kredytu. W systemie istnieje funkcja, która pozwala kontrolować podczas zatwierdzania dokumentów, czy taki limit nie został przekroczony. Zadłużenie kontrahenta jest na bieżąco aktualizowane w oparciu o rejestrowane w module Kasa/Bank płatności. Jeśli zadłużenie przekracza przyznany limit, system zawsze wyświetli informację o przekroczeniu. W zależności od uprawnień operatora, możliwe jest zatwierdzenie dokumentu lub jego skorygowanie.

COMARCH OPTIMA Ofertowanie

Dzięki nowoczesnej technologii zastosowanej podczas tworzenia nowej wersji systemu biurowego Microsoft Office 2003 System oraz ścisłej współpracy COMARCH-Comarch z firmą Microsoft powstało wyjątkowe na rynku, doskonałe narzędzie do tworzenia i zarządzania ofertami handlowymi COMARCH OPTIMA Ofertowanie. Cechą tego narzędzia jest wsparcie pracowników handlowych podczas tworzenia ofert handlowych, w oparciu o aktualne dane pobierane z systemu. Możliwość indywidualizowania dokumentów, dzięki opcjom zarządzania fragmentami opisowymi. Zapisywanie oraz przekształcanie przygotowanych ofert jako Faktury pro-formaw systemie COMARCH OPTIMA pozwala na zautomatyzowanie ciągu logistycznego w firmie bez ryzyka popełniania błędów.

Pełna integracja z pozostałymi modułami

Każda faktura powoduje zapis w module Kasa/Bank - faktura gotówkowa we wskazanym rejestrze kasowym, faktura z odroczoną płatnością (przelew, karta kredytowa) w preliminarzu płatności. Rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie widoczne jest na fakturze. Każda korekta ma wpływ na status kasy lub preliminarza płatności. Natomiast wszelkie zestawienia związane z nieuregulowanymi płatnościami, listy dłużników i wierzycieli otrzymuje się z poziomu modułu Kasa/Bank. Warto również wiedzieć, że z poziomu wystawionego dokumentu istnieje możliwość rozliczenia zaliczek wpłaconych wcześniej przez kontrahenta. Można nie tylko wybrać zaliczki, które mają być rozliczone, ale również określić kwotę, jaka powinna zostać rozliczona.
Dzięki pełnej współpracy modułu fakturującego i Kasy/Banku możliwe jest również obsłużenie sytuacji, gdy pracownik pobiera w firmie zaliczkę, a następnie płaci nią za zakupiony towar. Otrzymane faktury zakupu od dostawcy mogą być rozliczone z pobraną wcześniej przez pracownika zaliczką. Dane z modułu Faktur są przekazywane do rejestrów VAT oraz modułu Księga Handlowa.